Kommunikationskampagne begleitet Software-Rollout

Wiesbaden, Oktober 2017 - Mit der Einführung einer neuen Software zur Wertpapierabwicklung bedurfte es für die Zentralbanken DZ BANK und WGZ BANK eines zentralen Kommunikationsprojekts, das die Mitarbeitenden in den einzelnen Volks- und Raiffeisenbanken von der Notwendigkeit des Software-Rollouts überzeugte. Da das alte System der Wertpapierabwicklung sich als funktional erwiesen hatte, standen viele Mitarbeitende der einzelnen Volks- und Raiffeisenbanken dem Software-Rollout eher skeptisch gegenüber.

Um die Kundenberater und Backoffice Mitarbeitende von den Vorzügen des neuen Systems zu überzeugen, sollte eine Kommunikationskampagne zum Change Prozess motivierend beitragen. Um einen reibungslosen Systemwechsel garantieren zu können, stand gerade die Vermeidung von operativen Risiken für die DZ BANK und WGZ BANK an erster Stelle.

Die von der HQ-Gruppe entwickelte Kommunikationskampagne zur Sicherung des Informationsflusses legte ihren Schwerpunkt auf das Change Management. Zu Beginn des Change Prozesses erfolgte eine Zielgruppenanalyse, durch die dann Kommunikations- und Informationsregeln für jede Zielgruppe erarbeitet wurden. Die zusammengetragenen Ergebnisse mündeten in einer Kampagnenplanung, die detailliert auf den Ablauf im sogenannten Routenplan abgestimmt war.

Um einen ganzheitlichen Informationsfluss zwischen dezentralen und zentralen Einheiten gewährleisten zu können, entwickelte die HQ-Gruppe u.a. ein Migrationssystem, das den Anwendern allgemeine und zielgruppenspezifische Informationen bereitstellt und tägliche Anwenderunterstützung bietet. Auf diese Art konnten Missverständnisse beseitigt und fehlende Informationen geliefert werden.